دسترسی از راه دور به ایمیل خدمت‌های SMTP،‏ IMAP و POP3 را برای ایمیل دانشگاهی شما فعال می‌کند. این خدمت‌ها برای اتصال نرم افزارها به ایمیل کاربرد دارند.

اگر از نرم افزارهایی مانند Outlook یا Email اندروید برای اتصال به ایمیل‌تان استفاده می‌کنید لازم است این گزینه فعال باشد.

اگر برای دسترسی به ایمیل دانشگاهی‌تان فقط از نسخهٔ وب (mail.iut.ac.ir) استفاده می‌کنید برای امنیت بیشتر ایمیل و حساب کاربری‌تان بهتر است دسترسی از راه دور را به ایمیل‌تان غیر فعال کنید.

برای تنظیم آن به سامانه مدیریت حساب بروید.

توجه: پیش از شروع بررسی کنید که «دسترسی از راه دور به ایمیل» شما در سامانهٔ مدیریت حساب فعال باشد.

مطابق تصاویر تنظیمات را انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید از خوانده شدن پیامتان توسط گیرنده مطلع شوید هنگام ارسال ایمیل گزینه Return receipt را انتخاب کنید.

با این کار در صورتی که گیرنده این امکان را داشته باشد از او خواسته می‌شود تا در صورت تمایل به فرستنده اطلاع دهد که پیام او خوانده شده است. اگر گیرنده قبول کند برای شما پیامی مبنی از خوانده شدن پیامتان ارسال می‌شود.

در حال حاضر Gmail این امکان را دارد ولی یاهو از آن پشتیبانی نمی‌کند.

توجه: پیش از شروع بررسی کنید که «دسترسی از راه دور به ایمیل» شما در سامانهٔ مدیریت حساب فعال باشد.

کاربران حین تنظیم نرم‌افزارهای ایمیل برای اتصال به ایمیل دانشگاه، همیشه با گزینه‌هایی روبه‌رو می‌شوند که ممکن مقادیر مورد نیازشان را ندانند. در ادامه این گزینه‌ها همراه با مقادیر صحیح آمده است.

• Username یا User Name یا Email Address: برای این گزینه همیشه آدرس کامل ایملتان را وارد کنید. مثلا: doctor@iut.ac.ir
• Name یا Fullname: این نام و نام خانوادگی شماست که در پیام‌های شما کنار آدرس ایمیلتان نمایش داده می‌شود.
• IMAP Server یا IMAP4 Server یا Incoming Server یا POP Server یا POP3 Server یا Outgoing Server: آدرس سرور برای دریافت ایمیل‌ها که مقدار آن همیشه mail.iut.ac.ir است.
• SMTP Server یا Outgoing Server: آدرس سرور برای ارسال ایمیل‌های شماست که مقدار آن همیشه mail.iut.ac.ir است.
• IMAP Port: پورت‌های استاندارد 143 و 993 هستند. پورت 143 برای اتصال STARTTLS/TLS و 993 برای اتصال TLS/SSL است.
• POP Port: پورت‌های استاندارد 110 و 995 هستند. پورت 110 برای اتصال STARTTLS/TLS و 995 برای اتصال TLS/SSL است.
• SMTP Port: پورت‌های استاندارد 25 یا 587 یا 465 هستند. پورت 25 و 587 برای اتصال STARTTLS/TLS و 465 برای اتصال TLS/SSL است.

توجه: بین IMAP و POP یکی را می‌توانید انتخاب کنید. در صورتی که درباره این دو اطلاعات کافی ندارید از IMAP استفاده کنید. با POP3 ممکن است همه اطلاعاتتان را از دست بدهید.

توجه: پیش از شروع بررسی کنید که «دسترسی از راه دور به ایمیل» شما در سامانهٔ مدیریت حساب فعال باشد.

سامانه ایمیل دانشگاه از قابلیت‌های پیکربندی خودکار Autodiscover برای Outlook و Autoconfig برای Thunderbird پشتیبانی می‌کند. به این ترتیب هنگام اتصال این کلاینت‌ها به ایمیل دانشگاه نیازی به وارد کردن اطلاعاتی به جز آدرس ایمیل و کلمه عبور نیست و کلاینت خودکار تنظیمات را دریافت و اعمال می‌کند.

در زیر تصویر اتصال Thunderbird را مشاهده می‌کنید:

برای استفاده از این امکان، ابتدا باید پوشه‌ای در ایمیلتان با مراجعه به Settings->Folders ایجاد کنید.

مهم است که نام پوشه فاصله و حروف خاص نداشته باشد. همین طور بهتر است همه حروف کوچک باشند چون سامانه به بزرگی و کوچکی حروف حساس است.

پس از این شما با افزودن نام پوشه به آدرس ایمیلتان و ارایه آدرس جدید به مخاطبان می‌توانید پیام‌های آن‌ها جداگانه در یک پوشه دریافت کنید. مثلا اگر آدرس ایمیل شما doctor@iut.ac.ir و پوشه‌ای که ایجاد کرده‌اید conf2021 باشد آدرس شما به صورت زیر خواهد بود:

doctor+conf2021@iut.ac.ir

حرف + را در اینجا حرف حایل می‌نامند. این حرف جداکننده شناسه ایمیل و نام پوشه است.

در صورتی که پوشه وجود نداشته باشد پیام‌های دریافتی به Inboxتان ریخته می‌شوند.

توجه: پیش از شروع بررسی کنید که «دسترسی از راه دور به ایمیل» شما در سامانهٔ مدیریت حساب فعال باشد.

برای سایر نرم‌افزارها نیز به صورت مشابه اطلاعات خواسته شده را وارد کنید.

لازم به ذکر است username باید آدرس ایمیل به طور کامل باشد.    

  از Settings -> Filters -> Filters روی دکمه + کلیک کنید و یک فیلتر با نوع Reply with message بسازید. در پایان حتما روی Fill with all my addresses کلیک کنید.

در صورتی که هنگام ورود به صفحه ایمیل دانشگاه برنامه مدیریت شما سعی می‌کند فایلی به نام dummy.pdf را بارگیری کند به روش زیر می‌توانید جلوی آن را بگیرید. این فایل در نرم‌‌افزار وب ایمیل استفاده داخلی دارد.