مطابق تصویر زیر می توانید میزان کل فضای در اختیار و اشغال شده ایمیلتان را مشاهده کنید.

همچنین می توانید با زدن Show folder size فضای اشغال شده را به تفکیک پوشه مشاهده کنید.

به Settings->Filters بروید. در قسمت وسط مطابق با تصویر بر روی علامت + کلیک نمایید.

یک نام برای فیلتر وارد (مثلا forward) و all messages را انتخاب کنید.

در قسمت execute the following actions گزینه Send Message Copy to را انتخاب نمایید. سپس در ورودی روبروی آن آدرس ایمیل مقصد را بنویسید.

توجه: هرزنامه‌ها (Spams) هدایت نمی‌شوند. به همین دلیل لازم است هرازچندگاهی پوشه Junk ایمیلتان را بررسی کنید تا پیام‌هایی که احیانا اشتباها هرزنامه تشخیص داده شده‌اند را از دست ندهید. همچنین ایمیل‌هایی که شخصا در لیست سیاه قرار داده‌اید هم قابل هدایت نیستند.

به Settings->Responses بروید. برای ایجاد پاسخ جدید روی + کلیک کنید.
 

در زمان ایجاد یک ایمیل می‌توانید پاسخ‌های آماده را از Responses انتخاب کنید.

با صافی‌ها می‌توانید عملکرد ایمیل خود را هنگام دریافت پیام‌ها مدیریت کنید. انجام اموری مانند حذف، انتقال به یک پوشه خاص یا هدایت به ایمیل دیگر با صافی امکان پذیر است. آن‌ها را می‌توانید از قسمت Settings->Filters مشاهده و ویرایش کنید.

به قسمت Settings->Identities بروید. روی آدرس ایمیل خود کلیک کنید و در قسمت Signature امضای خود را وارد کنید.

از قسمت Setting->Folders می‌توانید پوشه‌هایتان را مدیریت کنید. برای ایجاد یک پوشه روی + بزنید. نام و والد پوشه را انتخاب و آن را ذخیره کنید. به وسیله صافی‌ها می‌توانید پیام‌های مختلف را در پوشه‌ها دسته‌بندی کنید.

برای ارسال پیام جدید روی دکمه Compose کلیک کنید.

سامانه ایمیل دانشگاه علاوه بر تشخیص خودکار هرزنامه‌ها (Spams) و قرار دادن آن‌ها در پوشه Junk امکان لیست سیاه و سفید شخصی را برای کاربران فراهم کرده است.

با قرار دادن یک آدرس در لیست سیاه از این به بعد پیام‌هایی که از آن آدرس دریافت می‌کنید مستقیما به پوشه Junk شما ریخته می‌شوند.

با قرار دادن یک آدرس در لیست سفید، اگر پیام‌های آن آدرس توسط سامانه هرزنامه تشخیص داده شوند باز هم در پوشه Inbox شما قرار می‌گیرند و از دست نمی‌روند.

برای قرار دادن یک آدرس در لیست سیاه و سفید به دو روش می‌توانید عمل کنید.

۱) روش اول

قرار دادن در لیست سیاه

برای این کار کافی است روی پیام دریافتی راست کلیک کنید. Mark->Mark as junk and block sender را انتخاب کنید. با این کار آن پیام به پوشه Junk منتقل می‌شود و فرستنده آن در لیست سیاه قرار می گیرد. سایر پیام‌هایی که احیانا قبلا از آن آدرس دریافت کرده‌اید در Inbox شما باقی می‌مانند و در صورت تمایل می‌توانید آن‌ها را جست‌وجو کرده و حذف کنید.

قرار دادن در لیست سفید

در صورتی که پیامی اشتباها هرزنامه تشخیص داده شد به پوشه Junk بروید. روی آن راست کلیک کرده و Mark->Mark not junk and whitelist sender را انتخاب کنید. با این کار آن پیام به پوشه Inbox شما منتقل و آدرس فرستنده در لیست سفید قرار می گیرد. سایر پیام‌هایی که احیانا قبلا از آن آدرس دریافت کرده‌اید همچنان در پوشه Junk باقی می‌مانند و می‌توانید آن را به Inbox منتقل است.

۲) روش دوم

مدیریت آدرس‌های لیست سیاه و سفید

علاوه بر روش بالا خودتان شخصا می توانید با مراجعه به Settings->Junk->Address Rules لیست سیاه و سفید را مدیریت کنید. برای قرار دادن یک آدرس در لیست سفید Accept Mail From را انتخاب، آدرس را وارد و Add Rule را بزنید. برای لیست سیاه Reject Mail From را انتخاب کنید. برای حذف یک دستور روی شکل سطل زباله آن کلیک کنید. در پایان حتما دکمه Save را بزنید.

به صورت پیش‌فرض مکاتبات بر اساس زمان (Date)  مرتب‌سازی می شوند. می توان با فعال کردن مرتب سازی بر اساس مکاتبات به صورت بهینه‌تر از Outlook استفاده نمود. برای این منظور همانند تصویر زیر عمل نمایید.

توجه: پیش از شروع بررسی کنید که «دسترسی از راه دور به ایمیل» شما در سامانهٔ مدیریت حساب فعال باشد.

توجه: هرچند امکان پیکربندی خودکار Outlook برای اتصال به ایمیل دانشگاه با وارد کردن ایمیل و کلمه عبور آن به تنهایی فراهم است، ممکن است در شرایط خاصی این امکان عمل نکند. در این صورت طبق دستورالعمل زیر عمل کنید.

• نرم افزار Outlook 2013, 2016 را اجرا نموده و مانند شکل زیر از سربرگ File گزینه Add Account را انتخاب نمایید.

• در پنجره باز شده گزینه Manual Setup or Additional Server Type را انتخاب نمایید:  

• در پنجره زیر، روی گزینه POP or IMAP کلیک کنید.

• در این بخش اطلاعات خود حساب مورد نظر را وارد نموده و در آخر گزینه ی Next را انتخاب نمایید. در بخش "Email Address" آدرس پست الکترونیکی و در بخش “Password” گذرواژه را وارد نمایید. در قسمت “User Name" آدرس پست الکترونیک را وارد نمایید. Account Type را IMAP انتخاب نمایید. در بخش‌های " Incoming Server" و "Outgoing server - SMTP" همانند تصویر عمل کنید.

• بعد از وارد کردن اطلاعات و قبل از زدن گزینه Next گزینه More Settings را انتخاب نمایید. در سربرگ Outgoing Server تیک گزینه My outgoing server (SMTP) requires authentication را انتخاب کنید.

همچنین در سربرگ Advanced پورت incoming server را 993 و پورت outgoing server را 465 تنظیم نمایید و نوع رمزنگاری را SSL انتخاب کنید.

• در صورت تمایل به نگه داری نسخه ایی از ایمیل ها روی سرور ایمیل، گزینه Leave a copy of messages on the server را انتخاب نمایید.  گزینه Remove from server after مربوط به مدت زمان نگه داری ایمیل در سرور ایمیل است و Remove from server when deleted from deleted Items مربوط به حذف ایمیل بلافاصله پس از حذف ایمیل از پوشه Deleted Items  در Outlook را مشخص می نماید؛ در صورت تمایل تنظیمات مورد نظر را اعمال نمایید. برای حذف بلافاصله ایمیل ها از سرور و عدم نگه داری کپی از ایمیل ها در سرور، نیازی به انتخاب گزینه Leave a copy of messages on the server نمی باشد. پس از NEXT  پنجره ای جهت بررسی اتصال مشاهده می کنید  که لازم است نتیجه ای همانند زیر را مشاهده نمایید.  

• اگر شما همه موارد را صحیح وارد کرده اید با پنجره زیر روبرو خواهید شد.